Na co zwracać uwagę aby prawidłowo i bezpiecznie zawierać umowy handlowe z kontrahentami zagranicznymi

Kiedy współpraca z zagranicznym kontrahentem przebiega pomyślnie nie zastanawiamy się nad tym, czy zabezpieczyliśmy swoją pozycję na wypadek konfliktu. Czy wszystkie istotne elementy umowy zostały zgodnie ustalone, a wynegocjowane warunki znalazły ostatecznie potwierdzenie w dokumencie przyjętym i podpisanym przez każdą ze stron.

Rzetelnie sporządzona i podpisana umowa nabiera szczególnego znaczenia w momencie, gdy napotykamy problemy. Naruszenie terminu dostawy, niezgodność towaru z zamówieniem, zaginięcie, bądź uszkodzenie towaru, odmowa jego odbioru albo brak zapłaty w terminie to tylko niektóre ,,niespodzianki”, jakie mogą nam się przytrafić.

Pomimo, iż przedsiębiorcy wiedzą, iż takich zdarzeń nigdy nie można wykluczyć, nadal często rezygnują z zawierania pisemnych umów. W relacjach biznesowych polegają wyłącznie na formularzach zamówień lub wymianie korespondencji z kontrahentami. Funkcjonują w przekonaniu, że nie powinni narzucać swoich warunków, aby nie stracić biznesowej szansy. Wówczas należy się liczyć z tym, że – korzystając z okazji – druga strona zaproponuje rozwiązania wygodne dla siebie.

Zabezpieczania współpracy z kontrahentami zagranicznymi jest tematem obszernym i uzależnionym co najmniej od przedmiotu umowy i kraju z jakiego pochodzi nasz kontrahent. Poniżej sygnalizacyjnie przedstawione zostały aspekty z tej tematyki.

Podpisana umowa jest najlepszym narzędziem ułatwiającym egzekwowanie podjętych zobowiązań oraz pomaga w rozstrzyganiu ewentualnych sporów. Brak umowy zdecydowanie zmniejsza szansę na rozwiązanie ewentualnych problemów – radzi Karolina Oblacewicz z Podlaskiej Fundacji Rozwoju Regionalnego.

Przykładowe zapisy w umowach handlowych

Zatem, co należy zrobić, aby podpisywana umowa, jak najlepiej zabezpieczała nasze interesy? Na pewno dobrym rozwiązaniem jest poddanie umowy pod prawo polskie. Jeżeli dojdzie do sporu, wygodniej i taniej będzie procesować się z kontrahentem w Polsce. Prowadzenie sporu za granicą może okazać się na tyle drogie, iż po prostu będzie nieopłacalne w stosunku do wartości przedmiotu sporu.

Oto przykład typowej klauzuli tego rodzaju:

  • This Agreement is governed and shall be construed in accordance with Polish Law.
  • This Agreement and its validity, construction, effect, performance and termination shall be governed by and construed in accordance with the substantive Law of Poland.

Co w sytuacji gdy, że nasz kontrahent nie wyrazi zgody na poddanie umowy pod prawo polskie. Wtedy możemy zaproponować mu Polski arbitraż, czyli polubowne rozwiązanie sporu. Tradycyjne wartości arbitrażu, jak np. poufność, szybkość, niższe koszty czy możliwość powierzenia rozstrzygania sporu fachowcom mogą być zachętą. Arbitraż jest alternatywą dla sądownictwa państwowego w sprawach, w których strony chcą poddać spór prawu obcemu albo procedować w języku obcym. Sądy państwowe orzekają bowiem wg prawa polskiego (z uwzględnieniem porządku prawnego UE, który ma pierwszeństwo stosowania), zaś wszelkie dokumenty w językach obcych tłumacz przysięgły musi przetłumaczyć na język polski. Nie wyłącza tej konieczności nawet płynna znajomość języka państwa obcego przez sędziego prowadzącego postępowanie. To także powoduje, że arbitraż może okazać się mniej kosztowny, choćby z racji możliwości uniknięcia generowania dodatkowych kosztów, np. tłumaczeń. Dlatego takie udogodnienia będą szczególnie istotne z punktu widzenia drugiej strony –  zagranicznego kontrahenta.

Konwencja Wiedeńska – dlaczego jest taka ważna?

W tym miejscu warto tez wspomnieć o Konwencji Wiedeńskiej – Dlaczego? Ponieważ umowy z kontrahentami zagranicznymi dość często podlegają jej zapisom bez wiedzy i woli stron.

Jeżeli w umowie lub formularzu zamówienia nie wyłączymy wprost jej stosowania  – regulacje  w niej zawarte będą miały zastosowanie do naszej umowy sprzedaży towarów w pierwszej kolejności. Warto zatem zdawać sobie sprawę z zakresu tego dokumentu oraz jego specyfiki, tak aby świadomie decydować, na jakich warunkach zdecydujemy się handlować z zagranicznymi kontrahentami.

Kilka najważniejszych faktów związanych z Konwencją Wiedeńską

Konwencja Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów potocznie nazywana ,,Konwencją Wiedeńską” została podpisana 11 kwietnia 1980 rok, właśnie w Wiedniu. Ideą jej twórców było usprawnienie i uproszczenie międzynarodowego obrotu gospodarczego tak, aby nie było konieczne analizowanie stanu prawnego poszczególnych krajów, w których siedziby posiadały strony danej umowy. Uregulowania zawarte w Konwencji Wiedeńskiej dotyczą przedsiębiorców (stron umowy kupna-sprzedaży), którzy posiadają siedziby handlowe (niekoniecznie rejestrowe) w różnych państwach, a państwa (w których siedziby te się znajdują) pozostają stronami wyżej wspomnianej konwencji. Dotychczas ratyfikowało ją ponad 80 krajów z całego świata, w tym prawie wszystkie kraje członkowskie Unii Europejskiej (z większych gospodarek brak tylko Wielkiej Brytanii i Belgii). Szwajcaria, Norwegia, USA, Kanada, Rosja, Ukraina, Białoruś, Turcja, Chiny, Korea Południowa, Japonia i Australia również ratyfikowały Konwencję.

Czym Konwencja różni się od polskiego prawa ?

Jedną z różnic jest wysoki poziom odpowiedzialności za naruszenie zobowiązań umownych. Zgodnie z zapisami konwencji z odpowiedzialności nie można zwolnić się, wykazując, że naruszenie wynikało z okoliczności, za które nie odpowiadamy (art. 471 Kodeksu cywilnego). Od odpowiedzialności uwalnia jedynie dowód, że naruszenie spowodowała „przeszkoda” (ang. impediment) od strony niezależna (ang. beyond control), której nie mogła przewidzieć lub której nie mogła zapobiec, lub też skutkom której nie mogła zapobiec. Zapisy tego mechanizmu budzą wiele kontrowersji dlatego warto o nich pamiętać formułując treść przyszłej umowy.

Kolejną specyficznym rozwiązaniem jest obowiązek minimalizacji poniesionej szkody (ang. mitigation) poprzez podjęcie „rozsądnych w danych okolicznościach” środków przez stronę poszkodowaną naruszeniem kontraktu. Jeżeli poszkodowany obowiązku tego nie dopełni, może stracić prawo do części odszkodowania.

Konwencja wprowadza nieco bardziej elastyczne zasady odstępowania od umowy w odróżnieniu od polskiego prawa. Pozwala na zerwanie umowy bezpośrednio po „istotnym” naruszeniu umowy (ang. fundamental breach of contract), bez wyznaczania dodatkowego czasu na jej wykonanie. Umożliwia także na odstąpienie jeszcze przed takim naruszeniem, jeżeli z okoliczności jasno wynika, że do niego dojdzie, a także gdy kontrahent wprost oświadcza, że umowy nie wykona.

Czy warto, aby polski przedsiębiorca stosował przy zawieraniu umowy Konwencję Wiedeńską?

Z pewnością warto pamiętać o najważniejszych zasadach zawartych w Konwencji Wiedeńskiej, aby być świadomym obowiązków wynikających z podpisanej umowy oraz mieć na uwadze ryzyko prawne które jest związane z jej podpisaniem. Należy podkreślić, że Konwencja Wiedeńska nie jest dokumentem niekorzystnym dla polskiego przedsiębiorcy. Co prawda opiera się ona na regulacjach prawa anglosaskiego, które znacznie różni się od prawa kontynentalnego, w tym prawa polskiego dlatego przed podpisaniem umowy z kontrahentem zagranicznym warto skonsultować się ze specjalistą z dziedziny prawa międzynarodowego. I dopiero po analizie konkretnego przypadku będzie można ustalić, czy warto jest stosować przepisy Konwencji Wiedeńskiej, czy lepiej jednak zastosować odpowiednią klauzulę ograniczającą lub wyłączającą stosowanie jej przepisów – taką możliwość daje nam art. 6 KW, który mówi o tym, iż strony kontraktu mogą wyłączyć zastosowanie Konwencji w całości lub w części albo zmodyfikować jej stosowanie uchylając lub zmieniając skutki któregokolwiek z jej postanowień.

Prawidłowa reprezentacja

Chciałabym zwrócić uwagę, iż kluczowe dla umowy jest również ustalenie prawidłowej reprezentacji – jeśli naruszone zostaną reguły reprezentacji, umowa może okazać się nieskuteczna. Należy sprawdzić, czy osoba, z którą zawieramy umowę posiada pełnomocnictwo do jej podpisania. Należy pamiętać, iż podpisanie kontraktu z osobą nie posiadające upoważnienia do reprezentowania podmiotu czyni umowę nieważną. Informacje o podmiotach upoważnionych do reprezentacji danego podmiotu znajdziemy w zagranicznych  rejestrach on-line (odpowiednikami polskiego KRS-u i CEiDG).

I tak na przykład kontrahenta z Niemiec możemy sprawdzić na stronie: http://handelsregister-online.net/. W rejestrze tym znajdziemy wszystkie istotne dane o przedsiębiorstwach, których ujawnienie przewiduje porządek prawny (informacje o powołaniu nowego członka zarządu, wysokość kapitału zakładowego, podlegające publikacji sprawozdania finansowe, najważniejsze ogłoszenia dotyczące postępowań upadłościowych, egzekucyjnych i układowych).

Na co jeszcze warto zwrócić uwagę przy konstruowaniu umów?

Na pewno warto zamieścić odpowiednie klauzule pozwalające zabezpieczyć nasze interesy.

Przykłady takich klauzul:

  1. Force majeurepod francusko brzmiącym tytułem występuje klauzula siły wyższej, która zwalnia strony umowy od odpowiedzialności za zdarzenia prawne, na które nie mają one wpływu:

Watkins, plc. shall in no event be responsible for any delay or failure in performance resulting directly or indirectly because of circum-stances beyond its reasonable control.

Klauzula ta często przyjmuje dłuższą formę, wyliczając poszczególne rodzaje okoliczności pozostającym poza świadomym wpływem strony umowy takich jak: strajk, awaria elektryczna, telekomunikacyjna lub komputerowa.

  1. Language – klauzula określająca, którą z wersji językowych umowy należy brać pod uwagę przy ustalaniu jej wykładni i rozstrzygania ewentualnych sporów:

This Agreement has been prepared and executed in the English language. In case of any conflict or inconsistency between the English language version and any translation hereof made for any purpose, the English language shall govern the interpretation and construction hereof, and for any and all other purposes, except as may be required by applicable law.

  1. Waiver – klauzula ta zwięźle definiuje skutki dobrowolnego odstąpienia przez stronę umowy od wykonywania przysługujących jej praw:

No waiver of any default or breach of this Agreement by either Party shall be deemed a continuing waiver of any other breach or default, no matter how similar

  1. Entire agreementklauzula ta krótko stwierdza, że umowa stanowi integralną całość i zawiera pełną treść porozumienia pomiędzy stronami, uchylając tym samym wszelkie inne uzgodnienia, jakie miały lub mogły mieć miejsce przed jej podpisaniem:

The rights and obligations of the Parties shall be determined solely from this written agreement and any prior oral agreements between the parties are superseded by and merged into this instrument. This agreement represents the final agreement between the parties and may not be contradicted by evidence of prior, contemporaneous, or subsequent oral agreements by the parties. There are no unwritten oral agreements between the parties

Oczywiście, klauzul które można wykorzystać w umowie jest znacznie więcej, zatem warto aby każda umowa z kontrahentem została poddana szczegółowej analizie – dodaje Karolina Oblacewicz.

Kontakt

Poradnik eksportera

Na cykl „Poradnik eksportera” przygotowany przez pracowników Podlaskiej Fundacji Rozwoju Regionalnego składają się poniższe opracowania:

  1. Poradnik eksportera część 1: Dlaczego eksport? Czy warto zaryzykować?
  2. Poradnik eksportera część 2: Jak się przygotować do wyjazdu na targi zagraniczne?
  3. Poradnik eksportera część 3: Strategia eksportowa, czyli na jakie pytania szukamy odpowiedzi.
  4. Poradnik eksportera część 4: Umowy handlowe z kontrahentami zagranicznymi