Zapytanie ofertowe na realizację działań informacyjno-promocyjnych projektu: „Granty na badania i innowacje”

ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/2017

Na realizację działań informacyjno-promocyjnych

Projektu: „Granty na badania i innowacje”

Realizowanego w ramach Działania 1.2.2 Bon na usługi badawcze

Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego

Zamawiający:

Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego
15-073 Białystok
ul. Starobojarska 15
NIP 542-10-07-427

Tryb udzielania zamówienia

Zamówienie udzielane będzie w trybie zapytania ofertowego. Zamawiający informuje, iż niniejsze postepowanie nie jest prowadzone w oparciu o ustawę z dnia 29.01.2004r. Prawo Zamówień Publicznych (ze zm.) wobec czego zapisy tej ustawy nie mają tu zastosowania.

A. Opis przedmiotu zamówienia,

Przedmiotem zamówienia są usługi reklamowe obejmujące przygotowanie, wykonanie i realizację działań promocyjnych w zakresie:

1. Strona internetowa projektu — projekt i produkcja

Przedmiotem zamówienia jest opracowanie projektu oraz wykonanie strony internetowej dla Projektu „Granty na badania i innowacje”. Zakres zamówienia dotyczy:

  • opracowanie szaty graficznej z uwzględnieniem wymaganych form promocji w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego (RPO WP)
  • opracowanie funkcjonalności strony internetowej obejmującej min. Następujące moduły:
  • Strona główna
  • materiały informacyjno-promocyjne dla grantobiorców
  • dokumenty do pobrania
  • dane kontaktowe
  • Moduł ogłoszeń grantobiorców umożliwiający Zamieszczenie ogłoszenia na wybór wykonawcy / dostawcy towarów i usług.
  • aktualności
  • Moduł administratora
  • wykonanie wersji produkcyjnej strony internetowej
  • przeszkolenie pracowników zamawiającego w jego siedzibie w zakresie obsługi strony
  • co najmniej dwukrotna aktualizacja grafiki strony internetowej projektu na zlecenie zamawiającego w okresie trwania umowy.

2. Plakaty informacyjne

Przedmiotem zamówienia jest projekt i druk 150szt plakatów informacyjnych o projekcie w formacie A2 (594 x 420 mm), zadruk jednostronny (CMYK 4+0), rodzaj papieru: kreda połysk 130g; z uwzględnieniem wymaganych form promocji w ramach RPO WP.

3. Ulotki/broszurki informacyjne

Przedmiotem zamówienia jest projekt i druk 1000szt ulotek informacyjnych o projekcie w formacie A5 (148 x 210 mm), zadruk dwustronny (CMYK 4+4), rodzaj papieru: kreda połysk 130g; z uwzględnieniem wymaganych form promocji w ramach RPO WP.

4. Reklama prasowa

Przedmiotem zamówienia jest opracowanie projektów reklam prasowych Projektu „Granty na badania i innowacje” oraz min. 14 emisji reklam/ogłoszeń w dziennikach regionalnych województwa podlaskiego nie będących tabloidami, o formacie min. ½ strony, z czego 4 emisje w wydaniach magazynowych oraz 10 emisji w wydaniach zwykłych; z uwzględnieniem wymaganych form promocji w ramach RPO WP.

5. Reklama w radio – przygotowanie i emisja spotu

Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie 30 sekundowego spotu reklamowego dotyczącego Projektu „Granty na badania i innowacje” oraz min. 200 emisji w dwóch stacjach radiowych województwa podlaskiego o zasięgu większym niż 200tys. potencjalnych słuchaczy.

6. Reklama na portalach – opracowanie projektów i emisja reklam

Przedmiotem zamówienia jest opracowanie min. 3 projektów reklam i ich emisja w ilości min.1mln odsłon na regionalnych portalach internetowych dedykowanych dla odbiorców z województwa podlaskiego w formacie minimum half page (300 x 600 pikseli). Z czego:

  • 900 tys. odsłon na informacyjnym portalu regionalnym o zasięgu co najmniej 400 tys. realnych użytkowników miesięcznie
  • 100 tys. odsłon na lokalnym portalu gospodarczym o zasięgu co najmniej 70 tys realnych użytkowników miesięcznie

7. Opracowanie bazy firm potencjalnych grantobiorców, formy komunikatu oraz dedykowany mailing

Przedmiotem zamówienia jest opracowanie bazy danych potencjalnych grantobiorców — przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą zaliczaną do rdzenia specjalizacji bądź łańcucha wartości określonych w dokumencie Plan rozwoju przedsiębiorczości w oparciu o inteligentne specjalizacje województwa podlaskiego na lata 2015-2020+ (RIS3) z dnia 1 marca 2016 r. oraz opracowanie formy komunikatu o projekcie i przeprowadzenie dedykowanego mailingu do potencjalnych grantobiorców.

8. Tablica informacyjna dot. projektu

Przedmiotem zamówienia jest opracowanie projektu i produkcja 1 sztuki tablicy informacyjnej do umieszczenia w biurze projektu o min wymiarach: 50cm x 100cm.

9. Kampania re-marketingowa – projekty i emisja reklam

Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie zestawu projektów reklam oraz przeprowadzenie kampanii re-marketingowej przez min.1 m-c.

B. Warunki udziału w postępowaniu

W postepowaniu ofertowym mogą brać udział oferenci, którzy spełniają następujące warunki:

a) posiadają uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności w zakresie odpowiadającemu przedmiotowi zamówienia – podmioty gospodarcze prowadzące działalność gospodarczą min.2 lata w zakresie usług reklamy, potwierdzoną odpowiednim wpisem w dokumencie rejestrowym

b) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia

c) posiada doświadczenie w okresie ostatnich dwóch lat w realizacji usługi reklamowej o zafakturowanej wartości netto min. 50.000,00 PLN.

Oferta winna zawierać:

  • wypełniony i podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentacji formularz ofertowy (249kB) , zgodny z załączonym wzorem do niniejszego zapytania ofertowego z listą przeprowadzonych kampanii reklamowych w okresie ostatnich 2 lat obejmującą: nazwę klienta, zakres rzeczowy i termin przeprowadzania kampanii o zafakturowanej wartości zamówienia min.50.000,00 PLN
  • dokument rejestrowy oferenta
  • wstępną koncepcję proponowanej dla PFRR kampanii promocyjnej zawierającą: krótki opis pomysłu na kampanię i 2 różne propozycje kreacji graficznych oraz wskazane nośniki promocji.

C. Kryteria oceny oferty

Poprawnie złożone i kompletne oferty będą według następujących kryteriów:

  • Cena — 60 %
  • Wstępna koncepcja kampanii — 40%

Każda oferta będzie podlegała ocenie punktowej (maksymalna ilość punktów do uzyskania — 100), a następnie zweryfikowana po uwzględnieniu przypisanych wag do danego kryterium.

Lp. Rodzaj kryterium Punktacja Waga Sposób oceny
1 Cena od 0 do 60 60% Stosunek ceny najniższej oferty do ceny badanej oferty
2 Wstępna koncepcja kampanii od 0 do 40 40% Ocenie podlegać będzie: adekwatność koncepcji kampanii i zaproponowanych środków przekazu – nośników działań promocyjnych do celów projektu.

Ocena koncepcji będzie przeprowadzona podczas jej prezentacji przez oferentów w siedzibie zamawiającego w dniu 26.01.2017r. od godz.9.00

Wybór Oferenta dokonany zostanie na podstawie największej ilości uzyskanych punktów zgodnie z następującą metodologią:

Przez kryterium „Cena netto” Zamawiający rozumie określoną przez Oferenta cenę całkowitą netto za wykonanie przedmiotu zamówienia. Ocena w ramach kryterium „Cena netto” (Kc) będzie obliczana na podstawie następującego wzoru:
Kc=”Cn/Co” x 60% x 100
gdzie:
Cn — najniższa zaproponowana cena netto
Co — cena netto zaproponowana w badanej ofercie
Kc — liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Cena netto”

Przez kryterium „Wstępna koncepcja kampanii” Zamawiający rozumie ocenę adekwatności zaproponowanej przez Oferenta koncepcji promocji, w tym środków przekazu – nośników działań promocyjnych do celów projektu.

Ocena w ramach kryterium „Wstępna koncepcja kampanii” będzie obliczana na podstawie następującego wzoru:
Kk=”Ko/Kn” x 40% x 100
gdzie:
Ko — ilość punktów oceny otrzymana przez badaną ofertę
Kn — największa ilość punktów otrzymana przez ofertę wśród ofert ocenianych
Kk — liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Wstępna koncepcja kampanii”.

Spośród ważnych ofert, Zamawiający uzna za najkorzystniejszą i wybierze ofertę, która spełni wszystkie wymagania określone w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia oraz uzyskała największą liczbę punktów w ocenie końcowej.
K = Kc + Kk
gdzie:
K — liczba punktów w ocenie końcowej
Kc — liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Cena netto”
Kk — liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium ,, Wstępna koncepcja kampanii”

Wartości punktowe w kryterium ,,Cena netto” oraz ,,Wstępna koncepcja kampanii” zostaną podane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, a zaokrąglenie zostanie dokonane zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami matematycznymi.

D. Termin składania ofert

Ofertę w języku polskim należy dostarczyć w formie papierowej w terminie do dnia 24.01.2017r. do godz.16.00.

Decyduje data wpływu oferty. Oferty, które wpłyną po wyznaczonym terminie nie będą rozpatrywane.

Ofertę należy dostarczyć na adres:

Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego
Regionalna Instytucja Finansująca
15-073 Białystok
ul. Starobojarska 15

Osoba uprawniona do kontaktów z Oferentami: Ewa Kozłowska, kozlowska@pfrr.pl

E. Termin realizacji umowy

Wszystkie działania objęte niniejszym postępowaniem ofertowym winny być przeprowadzone w terminach: do dnia 30.09.2018r., z tym że poszczególne działania winny być zrealizowane w okresie:

Lp.

działanie/koszty

Max termin realizacji

1. strona internetowa projektu — projekt i produkcja

23.02.2017r.

Min. dwukrotna aktualizacja grafiki strony internetowej projektu na zlecenie zamawiającego

30.09.2018r.

2. plakaty informacyjne 150szt, formacie A2

23.02.2017r.

3. ulotki/broszurki informacyjne 1000szt, format A5

23.02.2017r.

4. reklama prasowa – opracowanie projektów reklam

27.02.2017r. — 30.06.2017r.

5. reklama prasowa – 14 emisji ogłoszeń
6. reklama w radio – przygotowanie spotu
7. reklama w radio — min.200 emisji spotu
8. reklama na portalach – opracowanie min.3 projektów reklam
9. reklama na portalach — emisja reklam: min.1mln odsłon
10. opracowanie bazy firm potencjalnych grantobiorców — min.2.000 firm, formy komunikatu oraz dedykowany mailing

30.06.2017r.

11. tablica informacyjna dot. projektu 1 szt.

23.02.2017r.

12. kampania re-marketingowa – projekty reklam

30.06.2017r.

13. kampania re-marketingowa — emisja reklam przez min.1 m-c

F. Informacja na temat zakazu powiązań osobowych lub kapitałowych

W postępowaniu ofertowym nie mogą brać udziału podmioty powiązane osobowo bądź kapitałowo z Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego.

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu PFRR lub osobami wykonującymi w imieniu PFRR czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą – Oferentem, polegające w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ w wytycznych programowych,

c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, bądź prokurenta,

d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

G. Nie przewiduje się istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia.

H. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych. Oferty częściowe nie będą rozpatrywane.

I. Nie przewiduje się w okresie trwania umowy z wybranym wykonawcą składania zamówień uzupełniających.


Informacja o wyłonieniu wykonawcy w ramach zapytania ofertowego nr 1/2017 z dnia 17.01.2017r.

Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego informuje, iż w dniu 26.01.2017r. została zakończona procedura oceny ofert złożonych w odpowiedzi na zapytanie ofertowe na realizację usług reklamowych nr 1/2017 z dnia 17.01.2017r.

Wszystkie złożone oferty były ważne na dzień dokonywania wyboru i spełniały kryteria wskazane w zapytaniu ofertowym.

W wyniku przeprowadzonej procedury oceny ofert, które wpłynęły na zapytanie ofertowe nr 1/2017 największą liczbę punktów zdobyła oferta firmy:

Agencja Reklamowa Admis sp. z o.o.
Ul. Świętego Mikołaja 1
15-419 Białystok

  • Na kwotę netto: 59.900,00 zł
  • Na kwotę brutto: 73.677,00 zł
  • data wpływu oferty: 24.01.2017r.

W odpowiedzi na zapytanie ofertowe wpłynęły następujące oferty:

1. W dniu 23.01.2017r. od:

Modart Outdoor Sp. z o.o.
Ul. Romera 15
20-447 Lublin

  • Łączna liczba uzyskanych punktów: 52,35pkt
  • kryterium cena: 19,34pkt
  • kryterium wstępna koncepcja projektu: 33,01pkt

2. W dniu 24.01.2017r. od:

Agencja Reklamowa Admis sp. z o.o.
Ul. Świętego Mikołaja 1
15-419 Białystok

  • Łączna liczba uzyskanych punktów: 100pkt
  • kryterium cena: 60pkt
  • kryterium wstępna koncepcja projektu: 40pkt

Wobec przeprowadzonej procedury wyboru ofert największą ilość punktów otrzymała oferta firmy Agencja Reklamowa Admis Sp. z o.o.,wobec czego została wybrana jako najkorzystniejsza i rekomendowana jest do zawarcia umowy na realizację działań informacyjno-promocyjnych Projektu „Granty na badania i innowacje” Realizowanego w ramach Działania 1.2.2 Bon na usługi badawcze Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego.

Białystok, dnia 30.01.2017r.