Tysiące firm musi rozliczyć projekty unijne. Jak nie narobić sobie problemów?

Obecnie wiele instytucji, ale i przedsiębiorców, czeka na szczegóły dotyczące finansowania w nowej perspektywie UE na lata 2021 – 2027. Jednocześnie gros firm realizuje dotychczasowe projekty i jest w trakcie rozliczania dotacji. Tutaj nie ma miejsca na błędy. O tym, na co zwrócić uwagę, mówi w rozmowie z naszą redakcją Ewa Kozłowska, dyrektor Regionalnej Instytucji Finansującej, działającej w ramach Podlaskiej Fundacji Rozwoju Regionalnego.

Przede wszystkim należy przeczytać umowę o dofinansowanie – tam znajdziemy dokładne informacje, jakie dokumenty trzeba złożyć, żeby rozliczyć projekt i kiedy, by nie przekroczyć terminu. Do umowy warto wracać na każdym etapie realizacji projektu.

Dobrze jest skontaktować się z pracownikami instytucji, która przyznała dotację, poszukać wskazówek na jej stronach internetowych. My na przykład opublikowaliśmy poradnik, bo również zależy nam na tym, żeby rozliczanie wypłacanych przez nas grantów przebiegało sprawnie – podpowiada Ewa Kozłowska.

Ekspertka radzi, by zadbać o skrupulatną dokumentację projektu na każdym etapie.

 Wszelkie dokumenty powinniśmy przechowywać w jednym miejscu. Najprostsze rozwiązanie to zadbanie o to, by trafiały do dedykowanego segregatora – mówi przedstawicielka Regionalnej Instytucji Finansującej. – Nie można zapominać o stałej współpracy z księgowością. Pracownicy księgowości muszą mieć dostęp do umowy, żeby prawidłowo prowadzić ewidencję projektu. Trzeba mieć na uwadze, że beneficjenci wydają pieniądze publiczne, dlatego muszą robić to zgodnie z umową o dofinansowanie i przepisami prawa. Firmy, zwłaszcza dopiero wkraczające w świat dotacji, nie są do tego przyzwyczajone, a błędy mogą się skończyć nieotrzymaniem dofinansowania.

Ewa Kozłowska podkreśla, jak istotne jest realizowanie projektu zgodnie z umową.

Każdą ewentualną planowaną zmianę – czy to w odniesieniu do budżetu projektu, czy innych zagadnień – np. wskaźników projektu, należy konsultować z instytucją, która przyznała dofinansowanie, bo to jasne, że od pisania wniosku o dotację do jego realizacji mija dużo czasu, więc zmiany mogą być konieczne. Pamiętajmy przy tym, że nie wszystkie zmiany są możliwe – mówi.

Wniosek o wypłatę powinien być starannie wypełniony. Najlepiej by sprawdziła go nie jedna osoba, dzięki temu łatwiej wychwycić ewentualne błędy. Należy odnosić się do tego, co zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie.

Wniosek o płatność to takie sprawozdanie z realizacji projektu. Beneficjent musi pokazać, czy zrealizował to, na co „umówił się” z instytucją przyznającą dofinansowanie – wskazuje Ewa Kozłowska.

Kolejna kwestia to bieżące kompletowanie dokumentów potwierdzających realizację zakupów, jak też dokumentujących osiągnięcie zakładanych wskaźników projektu. Jakich?

Zależy to od regulaminu konkursu i zapisów umowy, ale zazwyczaj są to co najmniej faktury, wyciągi bankowe oraz potwierdzenie przyjęcia środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych na ewidencję. Jeśli projekt obejmował zakup usług doradczych, to ich wynikiem musi być raport sporządzony przez doradcę. Faktury opłacone w ramach projektu muszą być prawidłowo opisane, żeby nie było wątpliwości, że dany wydatek jest współfinansowany ze środków publicznych – odpowiada dyrektor Regionalnej Instytucji Finansującej.

Zgromadzona dokumentacja projektu jest podstawą do prawidłowego sporządzenia wniosku o płatność.

Warto poświęcić czas, by starannie wypełnić wniosek o wypłatę. Najlepiej by sprawdziła go nie jedna osoba, dzięki temu łatwiej wychwycić ewentualne błędy. Należy odnosić się do tego, co zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie.

Wniosek o płatność to takie sprawozdanie z realizacji projektu. Beneficjent musi pokazać, czy zrealizował to, na co „umówił się” z instytucją przyznającą dofinansowanie – wskazuje Ewa Kozłowska.

Nie ma co się zrażać, jeśli dokumentacja wymaga uzupełnienia. Niekiedy co prawda wydaje się, że instytucje „czepiają się” o szczegóły. Ale są to przecież pieniądze publiczne i sposób ich wydawania musi podlegać szczególnej kontroli. Przykładem takiego, wydawałoby się, drobnego błędu, jest brak potwierdzenia kopii dokumentów za zgodność z oryginałem. Warto pamiętać, że każda kopia dokumentu, którą składamy, musi być podpisana identyfikowalnym podpisem przez osobę uprawnioną do tego, by reprezentować firmę. Identyfikowalny podpis to podpis czytelny (zawierający pełne imię i nazwisko) lub parafka i pieczęć imienna.

Tak jak wspominałam: faktury w ramach projektu muszą być prawidłowo podpisane. Jeśli nie są, na pewno firma zostanie wezwana do uzupełnień – dodaje Ewa Kozłowska.

Skoro to tyle formalności, warto próbować sięgać po unijne wsparcie?

To już każdy przedsiębiorca musi sobie na to pytanie odpowiedzieć z osobna. Rzeczywiście, realizacja projektu unijnego to dodatkowe obowiązki, ale poziomy dotacji, zwłaszcza w naszym regionie, są naprawdę wysokie. Dotacja to szansa na to, by otrzymać zwrot 70, 80 lub nawet 90 procent poniesionych w ramach projektu wydatków. To realne i bardzo potrzebne, szczególnie teraz, wsparcie. O tym, że staranie się o dotacje to gra warta świeczki, świadczy też duże zainteresowanie przedsiębiorców. Zdarza się, że nabory kończą się w jeden dzień, ponieważ tak wiele firm jest zainteresowanych taką formą pomocy – podsumowuje dyrektor Kozłowska.

Źródło: https://ddb24.pl/artykul/tysiace-firm-musi-rozliczyc/1162572