Przygotowanie do udziału w zagranicznych imprezach targowo-wystawienniczych

Usługa doradcza to wsparcie jakie otrzymuje przedsiębiorca szukając odpowiedzi na pytanie: jak efektywnie (z sukcesem) wystawić się na targach lub uczestniczyć w misji gospodarczej. Sukces oznacza wybór odpowiedniej imprezy, ale również brak kosztów wynikających z niewłaściwego planowania, doboru narzędzi i braku wiedzy od logistycznej po aspekty kulturowe. Efektem usługi jest zwiększenie szansy na pozyskanie kontrahentów zagranicznych.

Elementy składowe usługi

Usługi w ramach doradztwa obejmują analizę potrzeb przedsiębiorcy podczas spotkania z ekspertem. W zależności od diagnozy usługa doradcza może obejmować następujące elementy składowe ze wskazaniem na doradztwo dotyczące konkretnej, ustalonej w trakcie diagnozy imprezy targowej:

  1. Doradztwo w zakresie informacji o targach, wystawach i misjach handlowych według potrzeb przedsiębiorcy i stworzenie planu imprez wystawienniczych, które mają największy potencjał dla przedsiębiorcy korzystającego z usługi doradczej.
  2. Wytypowanie najkorzystniejszych imprez targowych ze względu ofertę eksportową przedsiębiorcy.
  3. Metody wyszukiwania i wyszukanie potencjalnych partnerów do rozmów na imprezie targowej, wystawienniczej czy misji, spełniających oczekiwania przedsiębiorcy, doradztwo w zakresie organizowania i rezerwacji spotkań biznesowych.
  4. Metody tworzenia kosztorysu uczestnictwa w zagranicznych targach, wystawach, misjach handlowych.
  5. Przygotowanie zasad obsługi klienta na stoisku targowym oraz sposobów dokumentacji wizyt na stoisku firmy podczas imprezy targowej. Dodatkowo opis form podtrzymywania kontaktów po zakończeniu targów.
  6. Doradztwo w zakresie strategii promocyjnej polegającej na wyborze najkorzystniejszych technik promocji, właściwych materiałów promocyjnych oraz ewentualnej reklamy wizualnej i medialnej właściwej dla danych targów, zgodnych ze specyfiką kraju.
  7. Analiza dostępnych źródeł finansowania uczestnictwa w zagranicznych targach, wystawach, misjach handlowych.
  8. Doradztwo w zakresie optymalizacji kosztów związanych z uczestnictwem w zagranicznych targach, wystawach, misjach handlowych, takich jak: rezerwacja i wynajem powierzchni wystawienniczej, zlecenie wykonania projektu i zabudowy stoiska, zlecenie wpisu do katalogu targowego oraz reklamy w mediach targowych, wynajem sal, organizacja konferencji i seminariów, wynajem wykwalifikowanego personelu na czas trwania targów (tłumacze, hostessy), rezerwacja hoteli, biletów lotniczych i transferów lokalnych, catering, transport i spedycja eksponatów, odprawy celne i ubezpieczenia.
  9. Analiza i podsumowanie imprezy pod kątem osiągniętych efektów i zakładanych rezultatów.Udział w targach, misjach gospodarczych i wystawach wymaga odpowiedniego przygotowania, bowiem może przysporzyć sporo problemów związanych z brakiem wiedzy dotyczącym rezerwacji powierzchni targowej, transportu, przepisów celnych i wizowych, języka, socjo-kulturowych aspektów prowadzenia interesów w danych krajach, klimatu, zakwaterowania, itp. Doradztwo w zakresie przygotowania do uczestnictwa w zagranicznych targach, wystawach, misjach handlowychto kompleksowa pomoc w przygotowaniu podlaskich przedsiębiorców do udziału w imprezach zagranicznych, które w efekcie daje korzyść w postaci intratnych umów międzynarodowych.

Przewidywany czas realizacji usługi

1 – 3 miesiące w zależności od wielkości przedsiębiorstwa, wstępnej analizy potrzeb i potencjalnych rynków docelowych oraz zakresu usługi.

Potencjalne korzyści przedsiębiorstwa

W szczególności wzrost sprzedaży przedsiębiorcy, wzrost zysku / redukcja kosztów, rozszerzenie rynków zbytu.

Identyfikacja potrzeb przedsiębiorący

Potrzeby przedsiębiorstw identyfikowane były dotychczas podczas indywidualnych spotkań, w wyniku których usługa była dotychczas oferowana i realizowana przez Podlaską Fundację Rozwoju Regionalnego również w ramach działalności komercyjnej. Specjalistyczna wiedza ekspercka wynika przede wszystkim z dużego doświadczenia zespołu PFRR w praktycznym wymiarze organizacji imprez targowych i wystawienniczych na rzecz przedsiębiorców oraz umiejętnego analizowania ich potrzeb. Dzięki temu realizowane doradztwo i wsparcie w zakresie udziału w imprezach targowych i wystawienniczych przyniosło firmom korzystającym z usług wymierne korzyści w postaci podpisania umów z kontrahentami. Zaangażowanie przedsiębiorcy jest niezbędne przede wszystkim w procesie identyfikacji potrzeb. Ponadto po stronie przedsiębiorcy leży określenie zasobów możliwych do wykorzystania.

Założenia cenowe

18 000 – 36 000 PLN. Przedstawiony powyżej przedział cenowy ma charakter szacunkowy. Cena danej usługi będzie negocjowana indywidualnie z przedsiębiorcą po dokonaniu wstępnej analizy jego potrzeb w kontekście planowanego przedsięwzięcia, biorąc pod uwagę w szczególności stawkę za roboczodzień pracy eksperta i liczbę roboczodni pracy zespołu ekspertów.

Odbiorcy

MŚP zainteresowane profesjonalną i kompleksowa usługą wejścia na rynki zewnętrzne.

Osoba kontaktowa w sprawie usługi

Kamil Pendowski
tel: 662 493 513
e-mail: pendowski@pfrr.pl

Usługa świadczona przez Podlaską Fundację Rozwoju Regionalnego – kwalifikowanego dostawcę usług w ramach RPO WP, Poddziałanie 1.4.1 Usługi doradcze o specjalistycznym charakterze na rzecz podlaskich MŚP.