Optymalizacja operacyjna przedsiębiorstwa oraz usprawnień systemu informacji zarządczej

Optymalizacja operacyjna to usługa wsparcie klienta w procesie identyfikacji kluczowych obszarów w przedsiębiorstwie wymagających działań optymalizacyjnych, przedstawienie rekomendacji w zakresie możliwych usprawnień, ustalenie właściwych procedur mających na celu bieżące monitorowanie kluczowych mierników efektywności oraz wsparcie w ich wdrożeniu.

Zakres usługi obejmuje zasadniczo następujące elementy:

  1. Diagnoza stanu bieżącego, w tym analiza historycznych i bieżących wyników finansowych. Identyfikacja kluczowych trendów i ryzyk, ustalenie rzeczywistej rentowności produktów oraz linii biznesowych, ocena funkcji działu finansowo-księgowego oraz poziomu przepływu informacji wewnątrz firmy.
  2. Określenie celów przedsiębiorstwa. Przeprowadzenie wspólnie z klientem identyfikacji celów przedsiębiorstwa w wymiarze operacyjnym i strategicznym oraz określenie roli poszczególnych działów firmy w ich realizacji. Zestawienie tak uzyskanych informacji z obecną sytuacją firmy i wypracowanie rozwiązań pozwalających na zapewnienie zbieżności celów i struktur. Określenie najbardziej efektywnych sposobów realizacji celów, tak aby jak najlepiej dostosować model do indywidualnych potrzeb i specyfiki branży, w której operuje firma (np. outsourcing vs realizacja własna, logistyka, kanały sprzedaży, polityka cenowa itd.).
  3. Sytuacja finansowa i płynność. Ocena struktury aktywów, badanie potencjalnych kwestii wpływających na płynność oraz określenie możliwości generowania środków pieniężnych. Optymalizacja poziomu kapitału obrotowego netto poprzez utrzymywanie właściwej relacji między poszczególnymi jego elementami – analiza możliwości w zakresie skrócenia cyklu konwersji gotówki kalkulowanej jako różnica pomiędzy rotacją zapasów w dniach i okresem spływu należności a okresem spłaty zobowiązań. Rekomendacje w zakresie wyszczuplenia procesów oraz wdrożenia odpowiednich procedur w celu zapewnienia skutecznego i efektywnego zarządzania kapitałem obrotowym, w tym: zmiany w polityce zakupów i kontrola poziomu zapasów (dostosowywanie poziomu zakupów do faktycznego zapotrzebowania, ustalenie procedur w zakresie systematycznej weryfikacji poziomu rotacji zapasów), podnoszenie efektywności działań windykacji należności, ustalenie odpowiednich warunków handlowych z dostawcami i odbiorcami w zakresie terminów płatności, minimów logistycznych, warunków dostaw, systemu rabatowego. Na tym etapie przeprowadzana jest również analiza potrzeb w zakresie wymaganych nakładów inwestycyjnych.
  4. Optymalizacja kosztów w przedsiębiorstwie. Przeprowadzenie audytu kosztowego w celu wyodrębnienia obszarów działalności, w których możliwe będzie dokonanie optymalizacji, co w efekcie przyczyni się do redukcji kosztów ich funkcjonowania. Zmniejszenie obciążeń w celu inwestowania zaoszczędzonych środków finansowych w dalszy rozwój przedsiębiorstwa.
  5. Przegląd możliwości w zakresie optymalizacji źródeł finansowania i rekomendacje w tych obszarach. Diagnoza sytuacji odnośnie zadłużenia netto spółki. Analiza zawartych umów z podmiotami finansującymi, w tym analiza okresu finansowania w kontekście przeznaczenia pozyskanych środków (cele obrotowe/inwestycyjne), kosztów finansowania oraz przedstawionych zabezpieczeń. Przegląd wariantów w zakresie właściwego dopasowania zewnętrznych źródeł finansowania do strategii rozwoju firmy, w tym w zakresie wolumenu i bezpieczeństwa finansowania. Rekomendacje w zakresie możliwości skorzystania z dostępnych na rynku rozwiązań adekwatnych do bieżących potrzeb, np. leasing, faktoring. Wsparcie w procesie wyboru ofert otrzymanych od podmiotów finansujących.
  6. Zaprojektowanie/usprawnienie modelu informacji zarządczej, uwzględniającego specyfikę i charakter prowadzonej działalności. Wsparcie przy formułowaniu właściwego podejścia do realizacji zmian w obszarze poprawy efektywności i wydajności działu finansów i księgowości. Selekcja danych
    w celu przyszłego efektywnego działania systemu informacji zarządczej, w tym identyfikacja kluczowych mierników efektywności (KPI – Key Performance Indicators), pomagających w ocenie nośników wartości oraz ułatwiających zarządzanie zasobami. Określenie zakresu raportowania pozwalającego na bieżące monitorowanie wyników firmy w celu wsparcia osób zarządzających w procesie podejmowania decyzji. Wypracowanie procedur w zakresie planowania i budżetowania oraz raportowania faktycznych wyników na potrzeby odbiorców wewnętrznych. Opracowanie narzędzi monitoringu krótko- i średnioterminowej płynności finansowej.
  7. Wsparcie we wdrożeniu rekomendacji. Uświadomienie potrzeby zmiany roli zespołów finansowo-księgowych z dostarczycieli danych i sprawozdań na strategicznie świadomych analityków i zaufanych doradców biznesowych.

Przedstawiony zakres jest modelowy i może zostać zmodyfikowany i dostosowany do charakteru prowadzonej działalności oraz specyficznych potrzeb przedsiębiorcy. W wyniku realizacji usługi powstanie raport opisujący przebieg prac wraz z dokumentacją powstałą w ich wyniku.

Przewidywany czas realizacji usługi

od 2 do 4 miesięcy

Potencjalne korzyści przedsiębiorstwa

W szczególności wzrost sprzedaży i rozszerzenie rynków zbytu.

Identyfikacja potrzeb przedsiębiorący

Zaproponowany zakres usługi wynika z doświadczenia IOB w przedmiocie diagnozy potrzeb przedsiębiorców z sektora MŚP, korzystających z usług finansowych świadczonych w ramach podmiotów z Grupy PFRR. Oferowana usługa doradza w każdym przypadku będzie miała indywidualny charakter.
Proces świadczenia usługi na każdym etapie będzie opierał się na ścisłej współpracy z przedsiębiorcą i przy jego aktywnym udziale, tak aby była ona szytym na miarę rozwiązaniem, dostosowanym do potrzeb oraz specyfiki działalności klienta. Świadczenie usługi odbywa się na podstawie danych uzyskanych od klienta.

Założenia cenowe

20 000 – 50 000 PLN. Przedstawiony powyżej przedział cenowy ma charakter szacunkowy. Cena danej usługi będzie negocjowana indywidualnie z przedsiębiorcą po dokonaniu wstępnej analizy jego potrzeb w kontekście planowanego przedsięwzięcia, biorąc pod uwagę w szczególności stawkę za roboczodzień pracy eksperta i liczbę roboczodni pracy zespołu ekspertów.

Odbiorcy

Odbiorcami usług będą przedsiębiorcy z sektora MSP zainteresowani doradztwem w procesie zwiększenia efektywności operacyjnej przedsiębiorstwa, optymalizacji źródeł finansowania oraz usprawnień systemu informacji zarządczej, posiadający siedzibę lub oddział na terenie województwa podlaskiego.

Osoba kontaktowa w sprawie usługi

Krystyna Kalinowska
tel: 85 740 86 92
e-mail: kalinowska@pfrr.pl

Usługa świadczona przez Podlaską Fundację Rozwoju Regionalnego – kwalifikowanego dostawcę usług w ramach RPO WP, Poddziałanie 1.4.1 Usługi doradcze o specjalistycznym charakterze na rzecz podlaskich MŚP.