Co trzeba wiedzieć przed wyjazdem na targi zagraniczne?

Udział w targach międzynarodowych to duże wydarzenie w kalendarzu każdej firmy – miesiące przygotowań, planowanie aranżacji stoiska i spotkań z potencjalnymi partnerami biznesowymi, organizacja transportu i pobytu za granicą i wiele innych kwestii, o których trzeba pomyśleć. W jaki sposób przygotować się do targów, by osiągnąć jak najwięcej? Warto się dowiedzieć, a potem sprawdzić wiedzę w praktyce – radzi Magdalena Borys (na zdjęciu) z Podlaskiej Fundacji Rozwoju Regionalnego.

Które targi wybrać?

Co roku na świecie odbywają się setki wydarzeń targowych, wybór jest więc trudny. Powinien być podyktowany potrzebami, a z drugiej strony możliwościami firmy. Przygotowanie strategii eksportu ułatwia sprawę, bo wydarzenia targowe są zazwyczaj jej istotnym elementem, powiązanym z innymi działaniami prowadzącymi do nawiązywania współpracy międzynarodowej.

Na pewno warto zwrócić uwagę na prestiż targów i sprawdzić, od ilu lat się odbywają, ilu jest na nich wystawców i zwiedzających. Można też przejrzeć listę wystawców dostępną na stronie targów i zobaczyć, czy uczestniczą w nich liderzy w naszej branży i pozostała konkurencja. Przy wyborze nie bez znaczenia są też koszty udziału w imprezie i jej lokalizacja – wyjazd i transport eksponatów poza Unię Europejską może wiązać się z dodatkowymi kosztami i obowiązkami, na przykład wykupieniem wizy czy opłatami celnymi.

Wystawiać się czy zwiedzać?

Firma może wziąć udział w targach w dwóch rolach: wystawcy i zwiedzającego.

Wystawca zarezerwować musi znacznie większe środki, między innymi na zakup powierzchni wystawienniczej, projekt i aranżację stoiska targowego, które powinno przyciągać uwagę, oddelegowanie większego zespołu, który będzie reprezentował firmę na stoisku czy transport eksponatów. Ma jednak większe możliwości, jeżeli chodzi o prezentację swoich produktów – może je pokazać „na żywo”, a dzięki przykuwającemu wzrok stoisku zachęcić większą liczbę osób do zapoznania się z ofertą. Wystawiając się firma podkreśla też swój prestiż.

Zwiedzanie jest mniej angażującą, zarówno czasowo, jak i finansowo, formą uczestnictwa w targach. Jest to dobre rozwiązanie dla firm, które stawiają pierwsze kroki w eksporcie i dopiero rozpoznają dany rynek oraz dla tych przedsiębiorstw, które planują wystawienie się na targach, ale najpierw chcą zweryfikować ich jakość. W tej roli wyjeżdżają również osoby, które chcą coś kupić – poszukają nowych rozwiązań do swoich firm, rozwijają parki maszynowe, poszukują podwykonawców.

Jak się przygotować?

Decyzja, w jakiej roli uczestniczyć w targach, należy do firmy, jednak w obu przypadkach należy szczegółowo zaplanować czas, który spędzimy zagranicą, aby wyjazd nie okazał się jedynie wycieczką. Przemyśleć trzeba przede wszystkim, z kim chcemy się spotkać. Na dużych targach nie ma możliwości, by spotkać się ze wszystkimi firmami, dlatego trzeba wybrać te, na których najbardziej nam zależy.

Często w ramach targów odbywają się giełdy kooperacyjne – wydzielone jest miejsce i czas na rozmowy biznesowe. Firmy umawiają się na nie wcześniej za pośrednictwem platform internetowych, dzięki czemu już przed wyjazdem mają ustaloną agendę spotkań. Ważne jest, by pojawiać się na nich punktualnie, bo spóźnienie się lub co gorsza niepojawienie się na spotkaniu, przekreśla najczęściej możliwość współpracy i bardzo negatywnie wpływa na wizerunek firmy.

Podobnie zachowanie na stoisku może działać na naszą korzyść lub wręcz przeciwnie – załoga zajęta własnymi sprawami, zmęczona, unikająca kontaktu to kiepska wizytówka, dlatego trzeba zadbać o to, by reprezentowały nas właściwe osoby. Nawet jeśli jedziemy w roli zwiedzającego, warto zabrać ze sobą odpowiednią liczbę wizytówek i materiały promocyjne. Ważne jednak, by materiały były odpowiedniej jakości – atrakcyjne wizualnie i prawidłowo przetłumaczone na język obcy. Nie wystarczy zwykła translacja, najlepiej byłoby, by przekaz reklamowy dostosowany był do języka, kultury i preferencji partnerów i klientów w danym kraju.

Na koniec nadrzędna zasada: targi trzeba traktować jako miejsce nawiązywania relacji, a nie transakcji kupna czy sprzedaży. Wykorzystajmy czas, żeby zaprezentować siebie i swoją firmę, pokazać się jako zaangażowany i ciekawy partner biznesowy i dać się zapamiętać rozmówcom, a z drugiej strony znaleźć takie firmy, które odpowiadają nam kulturą organizacyjną, sposobem prezentacji produktów czy z którymi już na etapie niezobowiązujących rozmów czujemy się swobodnie. To będzie nasz kapitał w późniejszych konkretnych rozmowach dotyczących współpracy.

Czy musi być tak drogo?

Wystawienie się na targach zagranicznych to koszt rzędu minimum kilkudziesięciu tysięcy złotych, wyjazd w roli zwiedzającego również wiąże się z wydatkami na podróż, noclegi, wyżywienie i bilety wstępu. Na rynku dostępnych jest wiele dotacji, które ułatwiają nawiązywanie współpracy zagranicznej. W ramach projektów sfinansować można samodzielne wystawienie się na targach międzynarodowych, dołączyć do innych firm z województwa w ramach stoiska wspólnego albo skorzystać z możliwości dofinansowanego wyjazdu na targi w roli zwiedzającego. Warto skorzystać z dotacji jeszcze w tej perspektywie finansowej, która kończy się w 2020 roku.

Obecnie Klaster Obróbki Metali i Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego przygotowały ofertę dla podlaskich firm zainteresowanych targami Hannover Messe 2020. Są to jedne z najważniejszych targów przemysłowych na świecie. Klaster Obróbki Metali organizuje wspólne stoisko dla firm z branży maszynowo – metalowej, a Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego zaprasza do udziału w roli zwiedzającego targi w misji gospodarczej do Hanoweru.

Kontakt

Szczegółowych informacji udziela Magdalena Borys (misja gospodarcza i dotacje na eksport):
borys@pfrr.pl
+48 502 325 267
www.misja.pfrr.pl


Źródło: https://ddb24.pl/artykul/co-trzeba-wiedziec-przed/921041