Trzy potwory, które najczęściej podcinają skrzydła MŚP – wnioski po serii warsztatów Business Model Canvas

Na zewnątrz wszystko wygląda poprawnie: są klienci, są zlecenia, firma działa. Bajka. A jednak w środku coraz częściej pojawia się napięcie, bo funkcjonowanie kosztuje coraz więcej wysiłku, pieniędzy i uwagi. Zespół działa na wysokich obrotach, a mimo to coś nie pozwala wejść na kolejny poziom.

To schemat, który widzieliśmy wielokrotnie podczas 22 warsztatów Business Model Canvas, realizowanych od 2023 roku przez nasz ośrodek Enterprise Europe Network dla firm z województwa podlaskiego. Zespoły przychodziły z pytaniem, wątpliwością albo poczuciem, że coś się zacięło i wspólnie rozkładaliśmy firmę na czynniki pierwsze.

Jedna kartka, dziewięć pól, wiele wniosków

Każda firma ma swoje potwory do pokonania. Rzadko są one spektakularne. Zazwyczaj to zestaw drobnych, przewlekłych trudności, które dzień po dniu zabierają energię, czas i jasność myślenia. Z naszych doświadczeń wynika, że mają one wspólny mianownik: firma działa operacyjnie, ale brakuje jej spojrzenia z perspektywy i strategii.

Business Model Canvas to proste narzędzie, które pomaga uporządkować sposób działania firmy na jednej planszy. Pozwala spojrzeć jednocześnie na klientów, ofertę wartości, kanały dotarcia, relacje z odbiorcami, partnerów, zasoby, koszty i źródła przychodów. Dzięki temu łatwiej zauważyć zależności, które na co dzień umykają w natłoku bieżących zadań. Problem przestaje być pojedynczym „pożarem”, a zaczyna być elementem większego układu, który można zrozumieć, przeanalizować i świadomie zmienić.

Czasopożeracz, czyli czasochłonne ofertowanie

Jedna z firm, z którymi pracowaliśmy podczas warsztatów, poświęcała zdecydowanie za dużo czasu na przygotowywanie wycen i ofert po otrzymaniu zapytania. Ten standardowy proces angażował zespół bardziej niż powinien, co spowalniało reakcję. Wspólnie nazwaliśmy problem, sprawdziliśmy przyczyny i skutki, a potem zaproponowaliśmy proste usprawnienie: ujednolicony szablon zapytania ofertowego oraz dział FAQ na stronie, dzięki któremu klienci mogliby szybciej samodzielnie znaleźć odpowiedzi na część pytań. Efekt? Mniej chaosu, więcej powtarzalności, mniej „ręcznej roboty” przy każdym zapytaniu i więcej czasu na inne zadania.

Wiedzoukrywacz, czyli rozproszone informacje

W innej firmie problemem był nadmiar i rozproszenie informacji: dokumentów, wiedzy branżowej i wewnętrznych ustaleń. Wraz z tym rosła frustracja pracowników wynikająca ze słabego przepływu informacji pomiędzy działami. Naszą rekomendacją było wdrożenie systemu zarządzania wiedzą (Knowledge Management System) i zintegrowanie go z narzędziami, z których firma już korzysta, między innymi z systemem CRM. Omówiliśmy też mocne i słabe strony dostępnych na rynku rozwiązań. Najważniejsza zmiana polegała na uświadomieniu sobie, że wiedza firmowa jest zasobem, którym trzeba aktywnie zarządzać. To właśnie ten moment często okazuje się punktem zwrotnym.

Nieznanostwór, czyli obawy przed eksportem

Plany ekspansji zagranicznej jednej z firm przegrywały z obawami. Brakowało jasnej ścieżki wyjścia na nowe rynki, koszty skutecznie studziły entuzjazm. Jednocześnie zespół widział w eksporcie szansę na bardziej rentowne i stabilne działanie. Podczas warsztatów przeanalizowaliśmy sytuację firmy i pokazaliśmy, jakie opcje wsparcia eksporterów są dostępne w naszym regionie. Firma wyszła z warsztatów z wiedzą, że udział w targach zagranicznych nie musi oznaczać finansowania wyłącznie z własnej kieszeni oraz że kontakty międzynarodowe można nawiązywać bez wychodzenia z biura podczas spotkań B2B online. Wsparcie z zewnątrz – finansowe i doradcze – dodaje odwagi w ekspansji i ułatwia pierwsze (i kolejne) kroki na rynkach zagranicznych. Kluczowa jest wiedza o tym, gdzie należy się zgłosić po pomoc.

Odczarowujemy model biznesowy

Business Model Canvas nie jest bohaterem w tej historii. Bohaterem jest zespół ludzi gotowych przyjrzeć się z dystansu temu, co w firmie nie działa właściwie, i otwartych na wprowadzanie zmian. Warsztaty same w sobie nie rozwiązują problemów, ale pozwalają je nazwać i ułożyć w logiczną całość oraz pomagają znaleźć rozwiązania. Są też okazją, by osoby z różnych szczebli zarządzania i z różnych działów porozmawiały otwarcie. To ogromna wartość takich spotkań. Podczas intensywnych, około trzygodzinnych warsztatów pracujemy zwykle nad jednym lub dwoma kluczowymi wyzwaniami, ale zawsze analizujemy je w kontekście całego modelu biznesowego. W praktyce oznacza to, że problem „tu i teraz” przestaje być oderwanym od całości pożarem, a zaczyna być elementem większego układu, który łatwiej zrozumieć.

Takie spotkanie pomaga znaleźć odpowiedzi na pytania, gdzie naprawdę powstaje wartość, co ogranicza rozwój, jakie zasoby są niewykorzystane i jakie kierunki rozwoju są realne.

Czasem rozwiązania są proste – uporządkowanie procesu, zmiana kanałów dotarcia, dywersyfikacja partnerów. Innym razem to większa korekta kursu i solidne poukładanie fundamentów od nowa. W obu przypadkach wspólny jest efekt: spokój decyzyjny i porządek w głowie, czyli dokładnie to, czego najbardziej brakuje, gdy jakiś „potwór” robi w firmie zamieszanie.

Jak zgłosić firmę na warsztaty?

Jeśli prowadzisz MŚP i masz wrażenie, że firma ma większy potencjał niż wyniki, a kolejne działania nie układają się w spójną strategię, to może być dobry moment na warsztaty Business Model Canvas. Realizujemy je nieodpłatnie i finansujemy w ramach Enterprise Europe Network. Warsztaty prowadzimy w naszej siedzibie lub w siedzibie firmy. Skontaktuj się z nami – ustalimy miejsce i termin.

Szczegółowych informacji udziela:

Łukasz Sakowski
sakowski@pfrr.pl

Autor artykułu

Łukasz Sakowski
Główny specjalista ds. współpracy międzynarodowej
Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego / Enterprise Europe Network
E: sakowski@pfrr.pl